Десять золотых правил риск-менеджмента

На эту замечательную статью я наткнулся в поисках материала при подготовке доклада «Персональные риски аналитика» для Software Engineering Forum. И с удивлением обнаружил, что она ещё не переведена на русский язык. Ну, по крайней мере, в русскоязычных интернетах я перевода не нашёл.

Исправляю это досадное упущение, предлагая свой вариант перевода.

Эта статья предлагает вам десять золотых правил успешного управления рисками в вашем проекте. Правила базируются на личном, более чем 15-летнем, опыте автора, а также содержат сконцентрированную «выжимку» знаний из большого количества литературы по риск-менеджменту.

Правило 1: Сделайте управление рисками неотъемлемой частью вашего проекта

Первое правило является ключевым для успеха в управлении проектными рисками. Без полноценного внедрения риск-менеджмента в управление вашим проектом вы не можете рассчитывать на какую-либо отдачу.

Число ошибочных подходов к управлению проектами огромно. Множество проектов реализуется без какого-либо управления рисками. Их менеджеры либо просто невежественны, либо это их первый проект. А может быть, они по какой-то причине уверены, что именно у этого проекта не будет никаких рисков (хотя они, конечно, обязательно будут).

Многие люди слепо верят своему менеджеру проекта, особенно если он (а это, как правило, мужчина) выглядит как потрёпанный в проектных битвах ветеран, не вылезавший из окопов последние двадцать лет. Профессиональные же компании рассматривают управление рисками как неотъемлемую часть их ежедневной деятельности, включают его в повестку дня проектных совещаний и в программы обучения своего персонала.

Правило 2: Выявляйте риски проекта как можно раньше

Первый шаг в управлении проектными рисками состоит в идентификации рисков вашего проекта. Для этого необходимо сосредоточиться на возможных сценариях развития проекта в будущем. Существует два главных источника для обнаружения возможных рисков: люди и документы.

Люди — это, в первую очередь, члены вашей проектной команды, каждый со своим профессиональным опытом и знаниями. Кроме того, это внешние эксперты, не участвующие в вашем проекте, но имеющие опыт работы в проектах сходного типа. Они могут предупредить вас о возможных ловушках или подсказать вам лучшие варианты решения, которые не пришли вам в голову. Признанными методами выявления рисков являются интервью с экспертами и общекомандные совещания (мозговые штурмы).

Вторым источником является документация. Проекты имеют тенденцию порождать значительное количество документов (обычно электронных), описывающих проектные риски. Они, конечно, могут называться по-другому, но если вы умеете читать внимательно, особенно между строк, то вы их непременно найдёте. План проекта, экономическое обоснование, план распределения ресурсов — всё это подходящий материал для начала анализа. Кроме того, в поиске рисков поможет анализ старых планов уже реализованных проектов и документации, хранящейся во внутренней сети компании.

Можно ли выявить все проектные риски до того, как они реализуются? Вероятно, нет. Однако если вы комбинируете разные методы поиска рисков, то вы, скорее всего, обнаружите большинство из них. Если вы разберётесь с ними должным образом, то у вас будет достаточно времени и для того, чтобы заняться непредвиденными рисками, если они возникнут.

Правило 3: Обсуждайте риски

Обширная история проваленных проектов показывает, что часто их менеджеры даже не подозревали о готовом обрушиться на их голову молоте в виде реализовавшегося риска. Пугающим открытием было то, что чаще всего кто-то из участников проекта ясно видел этот молот, но не сообщал это менеджеру проекта. Если вы не хотите, чтобы это случилось с вашим проектом, вам следует наладить обмен информацией о рисках.

Отличным решением будет, если вы возьмёте за правило обсуждать риски при выполнении каждой задачи вашего проекта. Когда вы проводите собрания команды, всегда включайте обсуждение рисков в повестку дня (и это обсуждение не должно быть последним пунктом в списке!) Такой подход продемонстрирует всем, что выявление рисков действительно важно для менеджера проекта, и предоставит членам команды подходящий момент для обсуждения существующих рисков и сообщения о появлении новых.

Не менее важно обсуждение рисков с другой стороной — со спонсорами или владельцами проекта. Фокусируйте их внимание на серьёзных рисках и убедитесь в том, что они не окажутся сюрпризом для вашего босса или клиента. Кроме того, позаботьтесь о том, чтобы решения о главных рисках принимал владелец проекта, так как обычно такие решения лежат за пределами сферы влияния менеджера проекта.

Правило 4: Рассматривая угрозы, не забывайте о возможностях

Проектные риски обычно рассматриваются в негативном контексте: это те «плохие парни», которые могут навредить вашему проекту. Однако современный риск-менеджмент предполагает также учёт «положительных рисков», открывающих дополнительные возможности. Речь идёт о потенциально возможных событиях, которые могут оказаться полезными для вашего проекта или организации в целом. Эти «хорошие парни» позволяют реализовать ваш проект быстрее, лучше или с большей прибылью.

К сожалению, большинство проектных команд изо всех сил рвётся к финишной черте, перегружая себя срочной работой, которая должна быть выполнена как можно быстрее. Это приводит к формированию такой динамики проекта, в которой принимаются во внимание только отрицательные риски (если команда в состоянии вообще учитывать хоть какие-то риски). Выделите немного времени, хотя бы полчаса, на то, чтобы рассмотреть и положительные. Всегда есть вероятность, что вы обнаружите пару благоприятных возможностей, которые могут принести заметную отдачу, не требуя серьёзных затрат времени и ресурсов.

Правило 5: Дайте рискам владельцев

Некоторые менеджеры проектов считают дело сделанным после того, как составят список рисков. На самом деле, это только начало работы. Следующий шаг состоит в том, чтобы выяснить, кто отвечает за каждый риск. Кому-то должно становиться жарко, если о риске как следует не позаботились. Правило простое: назначьте владельца каждому риску, который вы обнаружили. Владелец риска — это тот член вашей команды, который отвечает за оптимизацию влияния этого риска на проект. Эффект всегда положительный. Как правило, сначала люди чувствуют себя не очень комфортно, принимая ответственность за определённый риск, но со временем они начинают действовать всё решительнее, ослабляя угрозы проекту и усиливая благоприятные возможности.

Часто владельцев риска нужно искать на другом уровне. Если угроза проекту становится реальностью, кто-то должен заплатить по счёту. Это звучит логично, но должно быть озвучено до того, как риск материализуется. Если в ваш проект вовлечены разные бизнес-подразделения, департаменты и поставщики, то особенно важно заранее выяснить, кто должен доставать свой бумажник, чтобы расплатиться за последствия реализовавшегося риска. Существенным побочным эффектом выявления владельцев рисков является то, что менеджеры начинают уделять больше внимания вашему проекту, особенно если ставки велики.

Не менее важно назначение владельцев «положительным рискам». Иначе битвы за неожиданный дополнительный доход могут превратиться в затяжные политические игры менеджмента.

Правило 6: Назначайте рискам приоритеты

Один менеджер проекта как-то сказал мне: «Для меня все риски равны». Такой подход делает проектную жизнь проще. Однако он не принесёт наилучшего результата. Некоторые риски оказывают более существенное влияние на проект, чем другие. Следовательно, вам лучше сосредоточиться на тех рисках, которые приносят наибольшие потери (или прибыли). Проверьте, нет ли в вашем списке таких рисков, которые могут пустить ваш проект под откос. Если есть, это риски с приоритетом номер один. Остальные риски могут быть расставлены по приоритетам в соответствии с вашим внутренним чувством или на основе некоторого более объективного набора критериев. Критерии, принимаемые большинством команд, учитывают ожидаемый эффект риска и вероятность его реализации. Какой бы метод расстановки приоритетов вы ни выбрали, используйте его последовательно и фокусируйтесь на самых серьёзных рисках.

Правило 7: Анализируйте риски

Понимание природы риска является предпосылкой к правильной реакции на него. Поэтому потратьте некоторое время на то, чтобы рассмотреть отдельные риски более тщательно и не перескакивайте к выводам, пока не разберётесь в сущности риска.

Анализ рисков проводится на разных уровнях. При рассмотрении риска «самого по себе» наиболее плодотворным будет учёт последствий его реализации и причин, по которым он может реализоваться. Рассматривая последствия, вы можете определить, какие из них возникнут непосредственно после материализации риска, и какие вторичные эффекты могут возникнуть сразу или через некоторое время. Ещё более детальный анализ позволит выразить степень влияния риска в определённых категориях, таких как стоимость, задержка выпуска или качество создаваемого продукта. При рассмотрении риска под другим углом сфокусируйтесь на событиях, которые могут привести к его реализации. Постарайтесь перечислить разные причины и условия, которые могут увеличить или, наоборот, уменьшить вероятность проявления риска.

Другой уровень рассмотрения риска предполагает изучение его влияния на весь проект. Каждому менеджеру проекта приходится отвечать на вопросы о бюджете и дате ожидаемого завершения проекта. Если вы включаете риски в свою оценку, вы можете моделировать разные варианты развития событий, чтобы показать владельцу или спонсору проекта вероятность завершения проекта к указанной дате или в определённый временной промежуток. Аналогичное упражнение может быть проделано с оценкой стоимости проекта.

Информация, которую вы получаете в процессе анализа рисков, обеспечит вас пониманием деталей вашего проекта и всеми необходимыми данными для выбора эффективных действий по оптимизации влияния рисков на проект.

Правило 8: Планируйте и осуществляйте ответные действия

Осуществление реакции на риск — это деятельность, которая фактически добавляет ценность вашему проекту. Вы предупреждаете угрозу или минимизируете негативные последствия. Ключевым здесь является выполнение. Предыдущие правила помогли вам разобраться в рисках, составить карту и назначить приоритеты. Это правило поможет составить план ответных действий, ориентируясь на максимальный выигрыш.

Когда вы имеете дело с риском, угрожающим проекту, у вас обычно есть три возможности: избегать риска, минимизировать риск или принять риск. Избегание риска означает, что вы организуете свой проект таким образом, чтобы риск не реализовался. Это может означать смену поставщика, или использование новой технологии, или, если вы имеете дело с фатальным риском, прекращение проекта. Трата всё большего количества денег на безнадёжный проект — это плохие инвестиции.
Более широкая категория ответных действий состоит в минимизации последствий риска. Вы можете попытаться предотвратить риск, воздействуя на его возможные причины, или попробовать уменьшить его негативный эффект. Если вы следовали правилу 7 (анализируя риск), то у вас в руках будет больше возможностей повлиять на него.

Последний вариант состоит в принятии риска. Это неплохой выбор в том случае, если влияние риска на проект минимально, или если возможности повлиять на его причины оказываются труднореализуемыми, относительно дорогими или требующими слишком много времени. Только лишний раз убедитесь, что принятие риска — это действительно осознанный выбор.
Ответные действия для «позитивных рисков» противоположны действиям по предотвращению угроз. Они концентрируются на поиске возможностей, максимизации их проявлений или их игнорированию (если ожидаемые эффекты оказываются незначительными).

Правило 9: Регистрируйте проектные риски

Это правило для бюрократов (но всё равно, дочитайте до конца). Ведение журнала рисков позволяет вам отслеживать прогресс в управлении ими, а также позволяет лишний раз убедиться, что вы случайно не забыли об одном-двух рисках. Кроме того, это прекрасное средство информирования вашей команды и прочих заинтересованных лиц о текущем состоянии дел (правило 3).

Хороший журнал рисков содержит описание рисков, проясняет вопросы владения рисками (правило 5), а также даёт вам информацию для некоторого базового анализа рисков (правило 7). Большинство менеджеров проектов не в восторге от административных функций, но регистрация рисков окупается сполна, особенно если их число велико. Некоторые менеджеры не хотят протоколировать риски. Им кажется, что эти записи могут быть использованы против них в том случае, если что-то в проекте пойдёт не так. Однако правда в обратном. Если вы регистрируете риски и свои эффективные действия по их предотвращению, то у вас есть доказательства своей правоты, которыми нельзя будет пренебречь. Даже если реализовавшийся риск приведёт к провалу проекта. Выполнение любого проекта — это работа с рисками.

Правило 10: Отслеживайте риски и связанные с рисками задачи

Реестр рисков, который вы создали, следуя правилу 9, поможет вам отслеживать риски и связанные с ними задачи. Отслеживание выполняемых задач — это основная ежедневная работа менеджера проекта. Интеграция задач, связанных с управлением рисками, в эту ежедневную рутину, является самым простым и очевидным способом реализации риск-менеджмента. «Рисковые» задачи могут быть направлены на выявление или анализ рисков, а также на подготовку, выбор и выполнение ответных действий.

Отслеживание рисков отличается от отслеживания задач. Оно фокусируется на текущей ситуации с рисками. Вероятность возникновения каких рисков наиболее велика? Изменилась ли относительная важность рисков? Ответы на эти вопросы помогут вам обратить внимание на те риски, которые сильнее всего влияют на ход выполнения и ценность вашего проекта.

Приведенные 10 золотых правил управления рисками предоставляют вам руководство по успешной реализации риск-менеджмента в вашем проекте. Однако не забывайте, что совершенству нет предела. Поэтому правилом номер 11 может быть использование японской философии «кайдзен»: измеряйте отдачу от ваших усилий управления рисками и непрерывно внедряйте улучшения, чтобы делать её ещё больше.

Успехов вам в вашем проекте!

Источник:
10 Golden Rules of Project Risk Management

Автор: Bart Jutte