Проклятье актуализации

Всякий новый документ накладывает на вас бремя его сопровождения. То есть периодического приведения в актуальное состояние.

Если вы создали новый документ (план, инструкцию, концепцию, реестр, регламент, что угодно), то первым делом позаботьтесь о том, чтобы скинуть это бремя на кого-нибудь другого, пока оно вас не раздавило. То есть сразу пропишите где-нибудь, кто отвечает за его актуальность.

Негде прописать? Ну так создайте реестр документов, требующих актуализации. Только не забывайте его актуализировать. Oh wait…

Чем больше документов вы создаёте, тем быстрее они превращаются в то, что археологи деликатно называют «культурным слоем». Времени и внимания им требуется всё больше, взять его негде, и информация в документах начинает быстро протухать. А человек, которому нужно в чём-то разобраться, вбивает поисковый запрос в wiki и оказывается погребён под обломками нереализованных проектов, забытых регламентов, изменившихся требований, устаревших диаграмм, списков давно уволенных людей, инструкций по использованию мёртвых систем…

Барахтаясь в этом всём, он понимает, что для решения его задачи нужно где-то раздобыть свежую информацию. И, чтобы её систематизировать, создаёт новую страницу в wiki.

Вырваться из этого замкнутого круга сложно, но можно. Сто раз подумайте, прежде чем создавать новый документ. И если есть малейший шанс, что без него можно обойтись, сопротивляйтесь до последнего!

Другой способ предлагал Agile в период своей молодости. В какой-то книжке по экстремальному программированию я нашёл фразу, которая потрясла меня тогда до глубины души. Фраза примерно была такой: «после того, как вы нарисовали диаграмму UML, выбросьте её». Потому что пока вы над ней думали, она уже сыграла свою роль.

В общем, не плодите документы сверх необходимости. А если этого избежать не удаётся, то заранее определите, когда они станут ненужными, и по пришествии этого срока уничтожайте их без колебаний.

Но предупреждаю: будет трудно.